号車ごとの集合場所がうまく伝わっておらず、当日現地で参加者が「どちらのバスに乗ればいいのか」と迷ってしまう――社員旅行や部活動の遠征、地域のイベントなど参加人数が多い団体で貸切バスを2台以上に分けて手配したときに、意外と起こりやすい困りごとです。
貸切バス2台以上の手配で失敗しないための3つの実務ポイント
複数台手配でまず押さえておきたいのは、台数・人数配分の判断基準を先に決めること、見積り・予約・請求の窓口を幹事側で一本化すること、出発前に号車間の連絡手段と各号車の責任者を決めておくことです。加えて、号車ごとに運転士が1名か2名か、乗務員体制を事前に確認しておくと当日の走行時間まわりの不安がなくなります。
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何人からバスを2台以上に分けるべきか
大型バスの定員は正座席45〜49席+補助席6〜11席が目安で、代表的な組み合わせは正座席45席+補助席8席の合計53名程度です。中型バスは補助席がなく定員27人前後になります。たとえば65名の団体なら、45名+20名のように大型1台・中型1台を組み合わせる方法や、大型2台に分ける方法が考えられます。補助席を使わない配分は座席にゆとりが生まれ、荷物量が多い団体では台数を決める材料になります。また補助席を含め30席以上の車両は高速道路料金区分が変わるため、中型を組み合わせると台数分けの面で有利になりやすい傾向があります(具体的な金額は人数と行程でのお見積りとなります)。
複数台手配の見積もり・予約・請求はどうまとめる?
貸切バスは車両とドライバーのスケジュールを同時に確保する必要があり、1台の手配より複数台のほうが確保の難度が上がります。日程が決まり次第、早めに見積り依頼をして、内容確認後は速やかに予約するのがおすすめです。台数さえ決まっていれば、参加人数が未確定の段階でも概算見積りを取ることができます(台数が変わらなければ人数の増減があっても基本料金は変わりません)。バス会社によっては、複数台分の料金や駐車場代・高速代などの諸経費をまとめて一括請求し、領収書も一本化できる場合があります。経理をまとめたい場合は、見積り依頼の時点で幹事側からその旨を伝えておくとスムーズです。
当日、号車間の連絡体制と責任者はどう決めればいい?
出発当日は号車ごとに責任者(幹事側)を1名置き、無線やLINEなど連絡手段を事前に共有しておくと安心です。渋滞や悪天候で号車ごとに到着時刻がずれた場合も、事前に共有した連絡手段で号車間の状況を把握できるようにしておけば混乱を防げます。集合場所は号車ごとに明確に伝え、迷った場合の問い合わせ先も一本化しておきましょう。号車ごとの雰囲気の違いを楽しめるのも、複数台で手配するときならではです。
長距離・複数台の手配で確認しておきたい乗務員体制
貸切バスは運転士1名によるワンマン運行の場合、安全のため1日の実車距離に上限があり、目安は昼間500km・夜間400kmです。この上限を超える長距離・深夜の運行では、交代の運転士が同乗するツーマン運行が必要になります。ツーマン運行では2名の運転士が交代で乗務し、それぞれの運転時間や拘束時間についても休憩を挟みながら無理のない範囲におさまるよう配慮されています。
複数台手配では、号車ごとに発着地や経由地が違えば走行距離も変わり、出発・到着の時間帯が号車ごとにずれることもあります。同じ団体でも号車ごとに運行条件が異なりうるという前提で、見積り時には号車単位で次を確認しておくと安心です。
- 号車ごとの走行距離が、ワンマン運行の目安(昼間500km・夜間400km)におさまっているか
- 号車ごとの走行距離・時間帯を踏まえて、ワンマンかツーマンかを号車単位で確認したか
- ツーマン運行が必要な号車では、交代の運転士が同乗する体制になっているか
出発当日は、号車責任者同士が顔を合わせるタイミングを一度作っておくと安心です。集合時刻の最終確認、休憩ポイントでの合流方法、号車間の連絡手段が実際につながるかどうかの確認まで、出発の数分前に声をかけ合っておくだけで、当日の細かなズレはぐっと減らせます。
